Trong một doanh nghiệp quản lý nhân sự là một trong những bài toán khó khiến ban lãnh đạo quan tâm. Nhất là với một doanh nghiệp có nhiều nhân sự, lên tới con số hàng trăm, hàng nghìn người thì nên sử dụng một công cụ công nghệ hỗ trợ là rất tất yếu, trong đó phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access được đánh giá rất cao.
Tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Access
Một phần mềm quản lý nhân sự tốt sẽ vừa giúp doanh nghiệp quản trị được nhân sự, tiền lương một cách hiệu quả đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực quản lý. Mặt khác, ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự còn giúp nâng cao sự tin tưởng đối với người lao động và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.
Ngoài ra, một phần mềm quản lý nhân sự tốt cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp có thể bảo mật được thông tin của đội ngũ nhân viên của mình.
Với những ưu điểm về tiện ích, Công cụ Access đang là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí phổ biến và được đông đảo doanh nghiệp sử dụng.
Giới thiệu về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access
Công cụ quản lý Access cho phép chúng ta lưu trữ thông tin, hồ sơ cá nhân, tính toán, in ấn giấy tờ, kiểm tra được thông tin một cách nhanh chóng và có độ chính xác cao. Access cũng giúp quản lý dữ liệu bằng bảng giống như trong Excel nhưng lại có hiệu quả trong quản lý nhân sự vượt trội với giao diện chính xác và đảm bảo độ chi tiết nhất.
Access giúp bạn truy xuất được cơ sở dữ liệu thông tin muốn tìm và thông tin đã được ‘gom’ lại một cách hiệu quả. Từ đó, bạn có thể xem được những thông tin trên đó và giảm thiểu được tối đa được thời gian hơn so với làm thủ công.
Nội dung phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access
Nếu bạn muốn viết và cập nhật chính xác thông tin của các cá nhân thì đầu tiên bạn phải làm là lập cơ sở dữ liệu mới bằng cách vào Access, Click vào Microsoft Access trên Windows hoặc kích chuột vào ‘chìa khóa vàng’.
Tiếp đến chọn menu file, chọn chức năng ‘New database’ -> sau đó nhập tên cho cơ sở dữ liệu -> và Nhấn OK, bạn sẽ thấy một cửa sổ Database mới.
1. Bảng (Table)
Bảng Table là nơi chứa thông tin từ khóa và các thông tin liên quan tạo ra một hệ thống. Mỗi bảng này liên hệ với một đối tượng cụ thể, để kết nối dữ liệu trong các bảng với nhau thì phải tạo ra được mối quan hệ chung giữa chúng.
Cách tạo bảng như sau
Từ cửa sổ Database bạn chọn mục table -> Chọn nút New -> Chọn Design View. Xuất hiện 3 cột thì nhập thông tin vào đó (Field name: Tên cần đặt; Field type: Kiểu trường; Decreption: Miêu tả).
Đặt khóa chính (Primary key): chọn các trường làm từ khóa chính -> Chọn Edit -> Primary key hoặc ấn vào ‘chìa khóa vàng’ trên thanh công cụ.
2. Truy vấn (Query)
Là tổng hợp, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu. Query dùng bảng query để thay đổi, quan sát,và phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, hoặc bạn cũng có thể dùng chúng làm các nguồn cho báo cáo, bảng ghi, bảng truy xuất dữ liệu,… Loại phổ biến nhất là query chắt lọc, nó dùng để xem lại các dữ liệu từ một hay là nhiều bảng, hiện ra đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mà bạn mong muốn.
Cách tạo query như sau:
Dùng các khung màn hình wizard hoặc là lấy các dữ liệu liên quan từ bảng biểu trong Design. Từ khung Design, chọn dữ liệu mong muốn bằng cách thêm bảng hoặc những query chứa những dữ liệu đó rồi điền chúng vào Design.
3. Biểu mẫu (Form)
Biểu mẫu được dùng để chỉnh sửa, nhập, xem bản ghi, có thể điền vào Form nhiều lần khi đăng nhập website. Form giúp hỗ trợ việc kiểm tra, quản lý đơn giản và dễ dàng hơn. Chúng bao gồm các ô điều khiển như là: Text box, List box, Option group,…
Cách tạo Form bằng wizard: Trong cửa sổ Database chọn Form -> Chọn New -> Chọn Form Wizard để thiết kế tự động/ Table hoặc Query để làm nguồn -> Chọn kiểu Form.
4. Biểu báo cáo (Report)
Công cụ này rất hữu ích trong việc in ấn dữ liệu, nó có thể in được dưới dạng sơ đồ nhân sự, báo cáo; hồ sơ lương, thưởng; in từ nhiều bảng có liên quan trên cùng 1 trang.
Cách tạo Report như sau: Từ Database bạn chọn Report, tương tự như tạo Form, bạn thực hiện các bước còn lại.
5. Hàm lệnh Macros
Hàm lệnh gồm 1 dãy các hành động, tập hợp một hay là nhiều chức năng thực hiện tác vụ riêng. Nó có thể kết chuỗi chức năng vào một hàm lệnh để phần mềm Access thực hiện. Để có thể điều hoạt được hàm lệnh thì bạn phải dùng đến Macros.
Cách tạo Macros như sau: Chọn Maros từ cửa sổ Database -> sau đó Chọn New -> Chọn Action và các đối của Action -> đặt tên và ghi cho Macros.
Trên đây là những chia sẻ chi tiết về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access. Để thay cho Excel, và hạn chế được một số nhược điểm của chúng thì nhiều doanh nghiệp đã chọn phần mềm quản lý nhân sự bằng Access nhằm đảm bảo số liệu thông tin được ghi lại một cách đầy đủ, chính xác nhất, giải quyết rủi ro thất lạc hoặc bị đánh cắp thông tin. So với Excel thì Access được biết đến vì dễ sử dụng hơn rất nhiều nhờ giao diện tiện lợi. Một khi bạn đã sử dụng được phần mềm quản lý nhân sự miễn phí Access này thì công việc sẽ đơn giản, nhẹ nhàng đi nhiều, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cao trong công việc.
