Khi làm việc với dữ liệu đặc biệt là các con số chúng ta sẽ gặp phải các dữ liệu bị trùng nhau trong cùng một bảng tính. Hàm đếm dữ liệu trùng nhau trong Excel ra đời để giúp cho chúng ta có thể lọc các giá trị lặp lại và không cho chúng xuất hiện hai lần trong cùng bảng. Tuy nhiên, cũng sẽ có những khó khăn nhất định khi áp dụng vào thực tế các dữ liệu đôi khi không dễ dàng để thực hiện hàm tính như vậy.
Một danh sách hoặc một bảng tính chỉ vài người hay vài con số thì công việc đương nhiên sẽ rất đơn giản. Nhưng có những cơ sở dữ liệu rất “hóc búa” làm khó cho chúng ta ngay cả khi chúng ta dùng hàm tính. Bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu thêm về hàm đếm dữ liệu trùng nhau trong excel có tên là Countif.
Thông tin về Countif- Hàm đếm dữ liệu trùng nhau trong excel
Countif là một trong các nhóm hàm dùng để thống kê trong excel. Đây là hàm để đếm các ô trong bảng tính với điều kiện chỉ định, hay dễ hiểu hơn là hàm này dùng để đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong Excel. Ví dụ như đếm số lần mà tên thành phố xuất hiện trong danh sách các thành phố, số lần xuất hiện của tên trong danh bạ điện thoại,…
Hàm tính mang cấu trúc như sau: =COUNTIF(range;criteria)
Trong đó:
– Range: Phạm vi các ô chúng ta cần đếm.
– Criteria: các tiêu chí kiểm soát các ô nào sẽ được tính
Ví dụ:
=Countif(A2:A5,”Tùng”) –> Excel sẽ đếm số ô có chứa “Tùng” trong phạm vi các ô từ A2 đến A5 và hiển thị kết quả số lần ô đó xuất hiện.
=Countif(A2:A5,A2) + Countif(A2:A5, A3) thì khi đó Excel sẽ đếm giá trị trong ô A2 và giá trị trong ô A3 và cộng chúng lại với nhau để cho ra kết quả. Chúng ta dùng công thức cộng này chỉ khi hai giá trị này là độc lập và nằm trong cùng phạm vi.
Khi sử dụng hàm đếm dữ liệu trùng nhau trong excel “=Countif” cần chú ý những gì?
– Hàm COUNTIF trong Excel chỉ đếm số lượng ô trong phạm vi mà tiêu chí cung cấp.
– Sự khác nhau giữa hàm Countif và Countifs ở chỗ hàm Countif có thể đếm các cặp ô trong cùng điều kiện phạm vi. Còn Countifs chỉ khi các ô dữ liệu đáp ứng được tất cả các điều kiện thì hàm mới được đếm.
– Hàm này chúng ta có thể sử dụng ở tất cả các phiên bản Microsoft office ở tất cả các năm.
Các bước cơ bản để có thể sử dụng được hàm Countif
Bước 1: Phân tích dữ liệu
– Dữ liệu phải là những dữ liệu giống trong cùng một phạm vi. Ví dụ các mặt hàng khác nhau được bán trong một ngày thì sẽ không thể áp dụng
– Các mặt hàng giống nhau nhưng bán khác ngày nhau thì cũng không thể áp dụng
Muốn sử dụng được hàm Countif, dữ liệu cần phần giống nhau trong cùng phạm vi. Khi đó nó mới có thể thống kê một bộ phận xuất hiện trong phạm vi đó bao nhiêu lần.
Bước 2: Áp dụng hàm Countif nếu có sự yêu cầu là đếm hoặc thống kê dữ liệu trùng nhau trong một phạm vi nhất định
Bước 3: Viết hàm.
=COUNTIF(range;criteria) = COUNTIF(Bạn muốn tìm ở đâu; Bạn muốn tìm giá trị nào)
Như vậy rất đơn giản thôi chúng ta có thể lọc được dữ liệu trùng trong Excel rồi. Hàm đếm dữ liệu trùng lặp trong Excel – hàm COUNTIF là hàm rất hữu ích trong quá trình sử dụng Excel và rất hay được áp dụng. Miêu tả hàm như trên chắc chắn các bạn sẽ khó hiểu và không thể áp dụng. Chúng ta cùng đi vào một ví dụ cụ thể dưới đây để các bạn có thể hiểu hơn về hàm tính này và sử dụng nó dễ dàng hơn nha.
Ví dụ thực tế sử dụng hàm Countif để lọc dữ liệu trùng lặp
Với bảng số liệu trên, ví dụ chúng ta tìm giá trị “Nam” trong phạm vi từ C2-C31. Chúng ta sử dụng hàm: =Countif(C2:C31;Nam). Lập tức chúng ta sẽ được kết quả là 11 lần lặp lại giá trị “nam”
Ví dụ trên chỉ là một sự áp dụng đơn giản nhất của hàm COUNTIF trong thực tế. Còn rất nhiều các hoạt động mà chúng ta có thể sử dụng hàm này để tìm các giá trị bị trùng lặp. Nhìn ví dụ đơn giản kể trên có lẽ các bạn đều đã biết cách làm rồi phải không? Chỉ đơn gian là hãy tính số lần xuất hiện của giá trị muốn tìm trong cột tổng. Khi đó chúng ta sẽ được một bài toán tìm số trong một dãy số nhất định. Hay hiểu theo một cách khác là tần suất nó xuất hiện trong một bảng biểu.
Như vậy là mình đã giới thiệu và hướng dẫn cho các bạn cách sử dụng và tổng quan chung về hàm đếm dữ liệu trùng trong excel, hay còn gọi là countif một cách đơn giản nhất để đếm số lần một người xuất hiện trong một danh sách bằng Excel.
Ví dụ ở trên chỉ là trường hợp đơn giản trong rất nhiều trường hợp bạn cần sử dụng đến hàm Countif mà thôi. Còn rất nhiều lúc chúng ta cần sử dụng đến hàm đếm trùng lặp này và nó không đơn giản như thế. Nhưng hy vọng với bài chia sẻ của mình, các bạn đã hiểu sơ bộ và có được những điều bổ ích. Chúc các bạn thành công!
